Aktuelle Fragen rund um die Mehrarbeit

Sie können Schule-Mehrarbeit gemeinsam mit anderen in einem Netzwerk verwenden:

1. Legen Sie die Datenbank auf ein gemeinsames Laufwerk, auf das beide Computer Zugriff haben.
2. Wählen Sie bei der Installation des zweiten Computers genau diese gemeinsame Datenbank aus.

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an uns.

Im Programm ist eine Backup-Funktion enthalten:

• Menü „Tools" → „Backup erstellen" sichert die gesamte Datenbank verschlüsselt.
• Den Ablageort ändern Sie unter „Lehrer" → „Einstellungen" – die Datenbank wird beim Verzeichniswechsel automatisch an den neuen Ort kopiert.

Zusätzlich empfehlen wir, die Datenbank auf einem gesicherten Laufwerk abzulegen.

Die Software lässt sich unbeaufsichtigt installieren. Starten Sie das Setup aus der Eingabeaufforderung und nutzen Sie dabei folgende Parameter:

• /S – stille Installation ohne Benutzeroberfläche
• /S --force-run – falls das Programm danach nicht automatisch startet
• /D="Pfad" – abweichender Installationspfad
• /allusers – Installation für alle Benutzer (benötigt Administratorrechte)
• /currentuser – Installation nur für den aktuellen Nutzer (Standard)
• /disableAutoUpdates – automatische Updates unterbinden

Beim Import der Untis-Stundendatei können Fehler auftreten, wenn die Datei Anführungszeichen enthält – z. B. in einer Bemerkung. Dadurch stimmt die CSV-Struktur nicht mehr. Verwenden Sie in Untis bei den Bemerkungen daher keine Anführungszeichen.

Seit Version 1.15.1 prüfen die Importe die Datei, bevor sie gelesen wird, und melden im Klartext, was nicht stimmt – statt mit einem Absturzbericht abzubrechen. Häufige Fälle:

• ASV: Fehlt in der Exportdatei die Schulanschrift, bleiben Straße, PLZ und Ort unverändert stehen. Der Import läuft weiter und überschreibt Ihre gepflegten Adressdaten nicht mit Leerwerten.
• Falsches Format: Stammt die Datei aus einer anderen Schnittstelle oder ist der Export unvollständig, nennt die Meldung die erwartete Formatversion.
• Leere Datei: Willi- und VPM-Dateien ohne Inhalt werden abgewiesen, statt kommentarlos „0 Datensätze" zu melden.
• Keine Lehrkraft zugeordnet: Beim VPM-Import weist die Meldung auf abweichende Kürzel oder ein falsches Schuljahr hin.

Bricht ein Import ab, bleibt die Datenbank unverändert – es wird nichts halb importiert. Sie können die Datei korrigieren und den Import einfach wiederholen.

Mit Version 1.16.0 wurde die Berechnung der Stundenverteilung auf dem Dashboard korrigiert. Vorher wurden die Stunden aller Lehrkräfte zu einer Summe verrechnet – die Minusstunden der einen hoben die Mehrarbeit der anderen auf. Bagatellgrenze und Vergütung gelten aber immer je Lehrkraft und Monat.

Die Grafik rechnet jetzt zuerst je Lehrkraft und Monat, wendet die Bagatellgrenze an und summiert erst danach – dieselbe Reihenfolge wie beim Formularexport. Die angezeigten Werte sind deshalb in der Regel höher als vorher. An Ihren erfassten Stunden ändert sich dadurch nichts, nur die Darstellung war bisher falsch.

Der Stundenimport ordnet die Mehrarbeit über das Lehrer-Kürzel zu. Hat sich ein Kürzel geändert, wird die Lehrkraft nicht gefunden. Passen Sie das Kürzel in der Lehrerverwaltung an das aktuelle Kürzel aus dem Hostsystem an, damit die Zuordnung wieder klappt.

Beim ASV-Import kann ein geändertes Kürzel außerdem dazu führen, dass eine Lehrkraft doppelt angelegt wird. Korrigieren Sie das Kürzel dafür am besten direkt nach Abschluss der letzten Stundenimporte des vorherigen Schuljahres: Beim nächsten ASV-Import werden alte und neue Lehrerdaten dann automatisch abgeglichen, sodass keine Duplikate entstehen.

Dafür gibt es eine einfache Selbsthilfe-Lösung:

1. Installieren Sie Schule-Mehrarbeit auf dem neuen Computer.
2. Erstellen Sie am alten Computer ein Backup über „Tools" → „Backup erstellen".
3. Importieren Sie das Backup auf dem neuen Computer nach der Ersteinrichtung über „Tools" → „Backup wiederherstellen". Die Schuldaten sind danach sichtbar, oben erscheint aber zunächst ein roter Lizenzbalken.
4. Gehen Sie auf dem neuen Rechner auf „Lizenz erwerben" und geben Sie bei „Lizenzschlüssel eines anderen Arbeitsplatzes" den alten Lizenzschlüssel des gewünschten Jahres an.
5. Bei der Bestellung wird Ihnen dann die Option „Lizenz umschreiben" angeboten (kostenlos).
6. Alle Lizenzen des alten Computers werden damit auf den neuen umgeschrieben.

Jahre mit rotem Lizenzbalken lassen sich über „Lizenz erwerben" und den Link „Lizenz online abrufen" unten links jederzeit nachträglich korrigieren. Bei Problemen wenden Sie sich gerne an den Support.

Fehler beim Mailversand hängen meist mit den SMTP-Einstellungen zusammen. Prüfen Sie Server, Port und Zugangsdaten in den Mail-Einstellungen:

• Seit Version 1.10.6 können Sie die Einstellungen unter „Abrechnung" → „Einstellungen" → „Mailversand testen" direkt überprüfen.
• Sind Server oder Port falsch eingetragen, kann die Überprüfung länger dauern, bis der Timeout erscheint.
• Bei sehr vielen Empfängern kann Ihr Provider ein Sitzungslimit setzen – die Verbindung wird dann automatisch neu aufgebaut.

Bei anhaltenden Problemen wenden Sie sich an den Support.

Bei einem erneuten Export werden die Formulare für den gewählten, nicht gesperrten Zeitraum neu erzeugt. Bereits abgeschlossene (gesperrte) Abrechnungen bleiben dabei unverändert erhalten.

Sollte das Überschreiben eines bereits existierenden Formulars unter Windows ausnahmsweise nicht funktionieren, löschen Sie bitte das alte Formular manuell und generieren Sie es anschließend erneut.