Schule-Mehrarbeit
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Um den E-Mail Versand von Schule-Mehrarbeit verwenden zu können, ist die Einrichtung eines SMTP-Servers notwendig. Wahrscheinlich haben Sie sowieso bereits einen. Wenn nicht, sollten Sie in Ihrer Technikabteilung nachfragen.
Wenn Sie nun alle Informationen, den Server, Benutzernamen, Passwort erhalten haben, können Sie diese unter Abrechnung => Einstellungen => Mailversand eintragen.
Auf der linken Seite der Einstellungen finden Sie die Konfigurationspunkte, die Sie ausfüllen müssen.
In das Feld „Versand E-Mail-Adresse“ kommt die E-Mail-Adresse, mit der Sie die Nachricht verschicken wollen. Und in das Feld „Name“ kommt der Name des Absenders der E-Mail rein. Die anderen Angaben bekommen Sie von Ihrer EDV Abteilung.
Auf der rechten Seite schalten Sie die Funktion des E-Mail-Versands an und können die Art der Verschlüsselung einstellen.
Im rechten unteren Bereich können Sie den E-Mail-Versand testen. Hierzu geben Sie im Feld „Test E-Mail“ die E-Mail-Adresse ein, wohin Sie eine Testnachricht versenden wollen. Mit dem Schaltfläche „Check“, wird der Versand getestet. Sie erhalten in der Box unterhalb des Buttons die Information über den Test. Wenn Sie nun in Ihr Postfach schauen, liegt eine neue E-Mail vor.
Um die Konfiguration zu speichern, drücken Sie auf „Übernehmen“.
Nachdem sie nun den Mail-Versand konfiguriert und auch aktiviert haben, kommen wir zum eigentlichen Versand einer Probeabrechnung.
Hierzu führen wir eine Probeabrechnung durch, indem wir auf Abrechnungsexport => Probe-Abrechnung klicken
Nach Abschluss der Abrechnung ist das vorher grau hinterlegte Symbol mit dem Umschlag anklickbar. Zudem sehen wir im Reiter mit den Monaten das eine Probeabrechnung für den Monat März durchgeführt wurde.
Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche mit dem Umschlag klicken, haben Sie die Möglichkeit den Versand durchzuführen.
Nachdem wir nun die Probeabrechnung durchgeführt haben, haben wir die Möglichkeit auf den Briefumschlag zu klicken.
Hier öffnet sich ein neues Fenster, in dem man den Text für die E-Mail und die E-Mail Einstellungen auswählen kann.
Auf der linken Seite können wir nun den Betreff und den Mail-Inhalt für die Mail Vorlage definieren. Innerhalb des Textes lassen sich Platzhalter verwenden. Diese Platzhalter können wir auf der rechten Seite unter Platzhalter einsehen oder aus dem Editor Fenster rechts unten auswählen. Nachdem wir den Mailtext eingetragen haben, können wir mit der Schaltfläche „Vorlage speichern“ den Inhalt der Mail für die nächste E-Mail speichern. Diese wird dann beim Öffnen des Mailversandfensters automatisch vorbefüllt.
Rechts unten ist die Lehrerauswahl, in der Sie die Lehrer auswählen können, denen die E-Mails geschickt werden sollen. Hier sind alle Lehrer, die noch keine E-Mail-Adresse haben, ausgegraut. Mit der Checkbox: „Alle nicht ausgewählten Lehrer werden zusätzlich exportiert“ wird im anschließenden PDF jeder nicht adressierte Lehrer nochmal exportiert, um diese als ausgedrucktes Dokument an die Kollegen verteilen zu können.
Ihre Mehrarbeits-Abrechnunng vom [[DATUM-VON]] bis zum [[DATUM-BIS]]
Sehr geehrte[[GESCHLECHT?r Herr: Frau]] [[VORNAME]] [[NACHNAME]],
hiermit übersende ich Ihnen die Mehrarbeitsunterlagen zu den Monaten [[DATUM-VON]] bis [[DATUM-BIS]]. Bitte prüfen Sie das Formular und melden Sie sich bei mir bis nächste Woche, wenn etwas nicht passt sollte.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Schulleitung
Sollten Sie auf Schwierigkeiten stoßen, können Sie sich jederzeit bei uns melden. Wir schauen uns die Situation gemeinsam an und finden eine Lösung.