Anleitung · ab Version 1.11.0

Mailversand von Probeabrechnungen

Verschicken Sie die Probeabrechnungen direkt aus Schule-Mehrarbeit per E-Mail an Ihre Lehrkräfte – zur Prüfung, bevor die endgültige Abrechnung erstellt wird.

Einrichtung des Mailversands

Für den E-Mail-Versand ist ein SMTP-Server notwendig. In der Regel haben Sie bereits einen – andernfalls fragen Sie in Ihrer Technik-/EDV-Abteilung nach.

Tragen Sie die Zugangsdaten (Server, Benutzername, Passwort) unter Abrechnung → Einstellungen → Mailversand ein:

Links die Konfiguration: Versand-E-Mail-Adresse (Absender) und Name des Absenders. Server, Port und Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrer EDV.
Rechts schalten Sie den E-Mail-Versand ein und wählen die Art der Verschlüsselung.
Unten rechts können Sie den Versand mit „Check" testen: Test-E-Mail-Adresse eingeben, Ergebnis erscheint in der Box darunter.
Mit „Übernehmen" speichern Sie die Konfiguration.

Dialog „Einstellungen → Mailversand — Unter **Abrechnung → Einstellungen → Mailversand**: links die Absenderdaten und Server, rechts Verschlüsselung und der Schalter für den Versand, unten die „Check"-Funktion zum Testen.

Versand vorbereiten

Führen Sie zunächst eine Probeabrechnung durch: Klicken Sie dazu auf Abrechnungsexport → Probe-Abrechnung.

Menü „Abrechnungsexport — Über „Abrechnungsexport" starten Sie die Probe-Abrechnung.

Markieren Sie in der Abrechnungsübersicht die Monate, die abgerechnet werden sollen. Ein Schloss-Symbol über der Monatsspalte zeigt an, dass der Monat für die Abrechnung festgelegt ist; der aktuell für die Probeabrechnung ausgewählte Monat wird schraffiert dargestellt.

Monatsspalten der Abrechnungsübersicht mit Schloss-Symbolen für die gewählten Monate — Die Schloss-Symbole kennzeichnen die Monate, die in die Abrechnung einfließen.

Nach Abschluss der Probeabrechnung wird das zuvor grau hinterlegte Umschlag-Symbol anklickbar – darüber öffnen Sie den Versand.

Umschlag-Symbol wird nach Abschluss der Probeabrechnung anklickbar — Nach der Probeabrechnung wird das Umschlag-Symbol aktiv.

Alternativ wählen Sie Abrechnungsexport → Mail-Abrechnung. Es öffnet sich ein Versandfenster mit einer Vorschau, welche Lehrkräfte eine E-Mail erhalten. Der Menüpunkt „Mail-Abrechnung" ist nur verfügbar, wenn der E-Mail-Versand zuvor in den Einstellungen aktiviert wurde.

Mails versenden

Im Versandfenster legen Sie links Betreff und Text der E-Mail fest. Innerhalb des Textes lassen sich Platzhalter verwenden – diese finden Sie rechts oben im Reiter „Platzhalter" oder direkt über das entsprechende Symbol im Editor-Fenster. Mit „Vorlage speichern" merkt sich Schule-Mehrarbeit Betreff und Text für den nächsten Versand.

Rechts unten wählen Sie die Lehrkräfte aus, die eine Mail erhalten sollen (Lehrkräfte ohne hinterlegte E-Mail-Adresse sind ausgegraut). Mit der Checkbox „Alle nicht ausgewählten Lehrer werden zusätzlich exportiert" werden auch die nicht per Mail adressierten Lehrkräfte nochmals als PDF exportiert – praktisch, um sie ausgedruckt an Kolleginnen und Kollegen ohne E-Mail-Adresse weiterzugeben.

Versandfenster mit Betreff, E-Mail-Text, Platzhalter-Reiter und Auswahl der Lehrkräfte — Das Versandfenster mit Betreff, E-Mail-Vorlage, Platzhalter-Reiter und der Auswahl der Empfänger.

Beispiel für die E-Mail-Vorlage

Betreff und Text lassen sich als Vorlage speichern. Platzhalter in doppelten eckigen Klammern werden beim Versand automatisch pro Lehrkraft ersetzt – z. B. [[VORNAME]], [[NACHNAME]], der Abrechnungszeitraum [[DATUM-VON]]/[[DATUM-BIS]] sowie die geschlechtsabhängige Anrede über [[GESCHLECHT?…: …]].

Betreff:

Ihre Mehrarbeits-Abrechnung vom [[DATUM-VON]] bis zum [[DATUM-BIS]]

Text:

Sehr geehrte[[GESCHLECHT?r Herr: Frau]] [[VORNAME]] [[NACHNAME]],

hiermit übersende ich Ihnen die Mehrarbeitsunterlagen zu den
Monaten [[DATUM-VON]] bis [[DATUM-BIS]].

Bitte prüfen Sie das Formular und melden Sie sich bei mir bis
nächste Woche, wenn etwas nicht passen sollte.

Mit freundlichen Grüßen
Ihre Schulleitung

Wir sind für Sie da! Bei Fragen zur Einrichtung hilft unser Support gerne weiter.